Se da una parte oggi si parla tanto di digitalizzazione, dall’altra i documenti cartacei tengono ancora il passo. Infatti, in tutti gli uffici c’è una montagna di carte e documenti che sono necessari per lo svolgimento dei vari compiti. Sappi però che un archivio non deve per forza esser disorganizzato, caotico, confusionale poiché ci sono alcune regole facili da mettere in pratica per organizzare l’archiviazione dei documenti, di seguito, trovi quelle che secondo noi sono le principali. 

Metti tutti i documenti in un unico posto

Per iniziare, il tuo archivio in ufficio deve essere in un posto unico. Non commettere l’errore di disseminare i fogli in lungo e in largo perché fai solo confusione. Per archiviare i documenti dell’ufficio scegli un posto unico come può essere un classico archivio, uno schedario o un grande armadio. 

Se dovessi poi avere bisogno di più spazio, sposta tutto quanto e non solo una parte: vedrai che è la cosa giusta da fare altrimenti perdi un sacco di tempo per recuperare quello che ti serve. 

Usa un sistema organizzativo

Perché il tuo archivio in ufficio sia ordinato e funzionale, adotta un sistema organizzativo. Può esser alfabetico oppure cronologico, tutto dipende da quello di cui ti occupi. Ricorda che una volta adottato un sistema organizzativo, non puoi di punto in bianco cambiarlo. 

Se non sei l’unica in ufficio a occuparti dell’archiviazione dei documenti, allora dovete trovare un punto comune e condividere le buone pratiche all’interno del team. Va da sé che all’arrivo di un nuovo collega, dovrai istruirlo sul metodo di archiviazione; potrebbe esser utile preparare un vademecum da condividere via mail in modo facile e veloce. 

Tieni solo il necessario

Spesso gli archivi diventano davvero un incubo perché c’è la tendenza a tenere tutto quanto, anche ciò che non serve. Perché l’archivio sia funzionale e ben organizzato, vanno tenuti solo i documenti davvero utili mentre il resto va buttato. Capita invece che ci siano documenti vecchi, antichi quasi che non hanno più alcuna utilità. Periodicamente bisogna fare un po’ di ordine e cestinare quello che orami non serve più.

Se, ad esempio, ci sono documenti doppi, uno dei due può essere buttato. Non serve a nulla digitalizzare se poi le copie cartacee vengono conservate. Una volta che le comunicazioni vengono scannerizzate, il foglio di carta può essere buttato via. 

Riduci il volume

I fogli all’apparenza sembrano così sottili e leggeri ma poi, uno sull’altro, diventano una pila che non finisce più. Riempiono i cassetti dell’archivio in pochissimo tempo, meno di quanto ti potessi mai aspettare. Negli archivi, i documenti sembrano come acquistare un volume maggiore, ma perché? 

Ci sono dei piccoli trucchi che ti aiutano ad avere un archivio più snello. Sono davvero facilissimi da mettere in pratica. Da tutti i fogli elimina graffette, punti metallici e simili che creano più volume. I fogli andrebbero altresì appiattiti e stesi perché le pieghe fatte per farli entrare nella busta, fanno acquisire maggiore spessore, cioè quello che non vuoi per il tuo archivio.